Как правильно прошивать документы по ГОСТу

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Сотрудники предприятий и государственных служб Российской Федерации не понаслышке знают, что такое прошивка документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75 . Это быстро и бесплатно !

Существует множество организаций, которые принимают только прошитую и заверенную документацию. Сотрудникам предприятий необходимо знать основные правила прошивки документов. Познакомимся с ними подробнее.

Какие документы нужно прошивать в делопроизводстве?

Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет. Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба. В этот орган с 2013 года позволено подавать документы без прошивки.

Итак, прошивать необходимо документы:

  • для сдачи в архив;
  • перед отправкой на проверку в государственные инстанции (кроме ФНС);
  • бухгалтерского учета;
  • кадрового учета.

Зачем нужно сшивать документы?

Дела прошиваются для предотвращения ситуаций с их подменой или потерей. Прошитая стопка с пронумерованными страницами является защитой от подобных действий.

Прошитые бумаги проще систематизировать. Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

К этим инструкциям относятся:

  • ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • методические рекомендации по делопроизводству;
  • инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
  • Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
  • утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.
Читать еще:  О сроках рассмотрения апелляционных жалоб по гражданскому делу: сколько, порядок

Подготовка документов к сшиванию

Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно. Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм. Именно он несет ответственность за документацию предприятия.

До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок. Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

  • стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров);
  • нестандартные
  • для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).

По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

  • название организации;
  • название подразделения;
  • индекс дела;
  • заголовок;
  • срок хранения;
  • номер тома;
  • количество листов;
  • дата составления;
  • опись.

Основные принципы комплектации прошитых дел:

  • пачка должна соответствовать размеру не более 4-см, а количество листов не должно быть более 250;
  • стандартные размеры архивной книги – 32×23 см;
  • первая страница должна оставаться чистой для составления описи дел.

Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы. Проставленная нумерация помещается в правый верхний угол лицевой стороны страницы. Опись при нумерации не учитывается. Все иллюстрации должны нумероваться с другой стороны листка.

Какие материалы могут потребоваться?

Классический способ для прошивки дел, отчетности, протоколов и актов требует наличие следующих материалов:

  • иголки разных диаметров, шила, дырокола;
  • картона для обложки;
  • небольшая бирка для заверения;
  • ножниц и клея;
  • печати.

Процесс сшивания документов

Состоит из трех этапов:

  1. Подготовка. На этом этапе делопроизводитель должен сложить документы в ровные стопки и сделать 2 симметричных вертикальных отверстия. Если дела представляют особую важность, то используют прошивание в 5 отверстий.
  2. Прошивание. На этом этапе потребуется толстая нить, шпагат или лента. Бумаги прошиваются два раза, хвосты выводят наружу и связывают в узел.
  3. Заверение. Последний этап заключается в том, что на хвосты узла наклеивается бумажная бирка. На этой бирке должно быть описано количество прошитых бумаг, проставлена роспись и инициалы делопроизводителя. Последним шагом будет простановка печати предприятия. Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем.
Читать еще:  Как определить территориальную подсудность мировых судей по адресу? Вопрос-ответ - Обращения - Комитет Правительства Хабаровского края по обеспечению деятельности мировых судей, государственных нотариусов и административных комиссий

Способы прошивки документов

Способы прошивки классифицируются по количеству отверстий:

Прошивание тремя отверстиями: на сложенных бумагах с левого края делают три дырки. В среднюю вводится нить, конец которой оставляют снаружи на обратной стороне. Затем нитка пропускается в первую дырку, оттуда в нижнюю, после опять в среднюю. Концы нитки должны оказаться на оборотной стороне документа. Их завязывают узлом и наклеивают бирку с печатью и подпись.

Прошивание с четырьмя отверстиями: изначально игла с нитью вводится в последнюю дырку, затем в среднюю, а после змейкой вверх. Далее иглу проводят через вторую нижнюю дырку снаружи, затем в третью. После в верхнее отверстие и опять в третью снизу. Таким образом, на оборотной стороне дела появляются два хвоста. Их завязывают узлом и заклеивают пергаментной бумагой или калькой.

Сшивание пятью отверстиями происходит по такому же принципу.

Как сшить документы большого объема?

Что делать в тех случаях, когда сотрудник столкнулся с объемными пачками документов? Здесь на помощь придут далеко не канцелярские принадлежности. Например, шило. Если необходимо сшивать бухгалтерскую отчетность, сложенную в габаритную стопку, сотрудники используют гвоздь или молоток.

Как заверить прошитые документы?

Очередным шагом в основной процедуре делопроизводства будет проставление заверительной подписи. Ее необходимо проставить на небольшой бумажной бирке наклеенной поверх узла.

На ней нужно обозначить следующее: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Затем указывается должность, инициалы и подпись сотрудника, а также дата сшивания документов. Подпись проставляется после высыхания клея. Это гарантирует, что подпись не смажется.

Что будет, если документы сшиты неправильно?

Несмотря на простые действия, важность этого мероприятия очень велика. При приеме человека на должность делопроизводителя, необходимо спрашивать владеет ли он правилами выполнения процесса сшивания отчетности, актов, счетов и других важных бумаг.

Читать еще:  Залог права аренды земельного участка: образец договора и как можно передать под ипотеку возможность съёма надела

Неправильное выполнение процедуры может повлечь за собой серьезные проблемы для руководства и предприятия в целом.

Вот некоторые из них:

  • из-за неправильной прошивки отказать в приеме документации могут любые государственные структуры;
  • потенциальные партнеры, вероятно, расценят это как знак неуважения и откажут в сотрудничестве;
  • неаккуратная прошивка папок с делами может привести к их потере, подмене или расформированию. Доказать подобные вещи крайне сложно.

Подводя итог, стоит сказать, что делопроизводство – не самый простой процесс. Сложность создает то, что не существует единого правила для прошивки дел.

Сшивание внутренней документации для офисного хранения не требует особых навыков. Когда речь заходит о ценных бумагах, тогда к работе необходимо отнестись со всей ответственностью.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 455-03-75 (Москва)
+7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Бесплатная консультация юриста

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 455-03-75 (Москва)
+7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург)

Ссылка на основную публикацию