Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?

Ответим на все вопросы по порядку.

Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ

«персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Читать еще:  Отменят ли капремонт в 2020 году: изменения и поправки

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Читать еще:  Неисполнение решения арбитражного суда юридическим лицом ответственность

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени — да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

Кадровая часть работы

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имен и ст. 30, п. 1 ст. 38, ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспорт а п. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828, п. 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации .

Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш»
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.

28.02.2011 М.Г. Шереметьева

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудник а раздел 1 Указаний. утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

При смене работником ф. и. о. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяютс я ст. 72 ТК РФ .

Читать еще:  Госпошлина за прописку – сколько и кто должен платить, как оплатить

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

  • в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в ни х приложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ;
  • лицевом счете (формы
  • графике отпусков (форма
  • табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы

Бухгалтерская часть работы

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в ни х ч. 6 ст. 15, п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .

Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.

Кроме того, вам нужно в едельный срок с того момента, когда у вас оказались копии документов, подтверждающих смену ф. и. о. сотрудника, подать в свое отделение ПФ Р пп. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета. утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция) :

Напоминаем руководителю

Если на работника, сменившего ф. и. о., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить.

  • заявление об обмене страхового свидетельства (форма подписанное работником;
  • опись документов (форма

Получив в отделении ПФР новое свидетельство, вы должны в течение недели выдать его сотруднику, а тот должен расписаться в сопроводительной ведомости в его получени и п. 14 Инструкции . В течение месяца после получения страхового свидетельства вам следует вернуть в ПФР сопроводительную ведомост ь п. 17 Инструкции .

Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего ф. и. о., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое.

Извещать каким-либо образом остальные фонды (ФСС, ФОМС) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.

При изменении работником ф. и. о. и других персональных данных его ИНН не меняетс я п. 3.1 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика. утв. Приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178, п. 3.8 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика. . Таким образом, уведомлять налоговиков о смене ф. и. о., а также обращаться в инспекцию за получением нового свидетельства о постановке на учет работнику не нужно.

Как видим, для бухгалтера последствия смены сотрудником ф. и. о. не такие уж страшные. Главное, чтобы сам сотрудник вовремя сообщал обо всех изменениях в своих личных данных.

Ссылка на основную публикацию