Сохранная расписка

Что это такое и когда применяют?

Передача ценностей другим лицам на хранение осуществляется в соответствии с положениями законодательства. Существует специальная единая форма для закрепления ценностей на ответственном хранении. В этом документе указываются условия хранения, сроки и информация о грузе. Это будет страховкой передающего от случайных рисков и убытков.

 

Сохранная расписка выдается при передаче товаров, материалов, машин, оборудования, документов, недвижимости, валюты и иного имущества на хранение. В нем устанавливается факт приема грузов, их получение. Расписка выдаются в письменной форме. Пишет её лицо, которое принимает ценности. Это может быть как физическое лицо, так и представитель юридического лица.

 

Эти документы важны не только передающему лицу, но и лицам, ответственным за их хранение. Акт характеризует имущество, определяет его стоимость, определяет сумму денежных знаков. Его подписывают обе стороны. Нормативно-правовой документ – это страховка от ложных обвинений в краже или порче имущества.

 

Сохранная расписка очень важна для каждой стороны. Она создает уверенность в надлежащем хранении ценностей и служит основанием для возложения ответственности в случае несоблюдения оговоренных условий.

Зачем нужен документ, его значение

Для чего нужна cохранная расписка, очень просто: в ней фиксируется факт передачи какого-либо имущества от одного лица к другому на хранение или во временное пользование. Этим документом принимающая сторона гарантирует, что вверенные ей товарно-материальные ценности будут возвращены в целости и сохранности. Поэтому получатель несет личную ответственность за количество и качество имущества во время его хранения или использования.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сохранной расписки .docСкачать образец сохранной расписки .doc

Правовая регламентация

Сторонами расписки могут быть как юридические лица, так и физические лица, которые являются субъектами гражданских правоотношений, то есть обладающие правосубъектностью (дееспособные граждане). Положения правоотношений сторон по поводу хранения имущества регулируются статьями 161, 886, 887 Гражданского кодекса Российской Федерации. Договоры складского хранения могут быть заключены в простой письменной форме и считаются соблюденными при условии выдачи сохранной расписки. Этот официальный документ прямо цитируется в Кодексе.

Юридическая роль расписки

По своей сути сохранная расписка заменяет соглашение о хранении, подписанное обеими сторонами. Это возможно благодаря статье 161 Гражданского кодекса. Подписанием документа одна сторона передает ответственность за сохранность имущества другой стороне. Если товар поврежден, утерян или ухудшен по качеству, его стоимость должна быть полностью возмещена. Вот почему в расписке содержится полный список предметов, которые были переданы. В некоторых случаях можно даже заказать экспертизу для оценки его рыночной стоимости. Это облегчит определение размера ущерба..

На какой срок можно передавать

Передача всегда ограничена по времени – до заключения договора купли-продажи или последующего возврата имущества владельцу.

 

Максимальный срок временной передачи имущества от одного лица к другому законом не регламентирован, т.е стороны могут определить его произвольно. В этом случае единственное соображение, которое следует учитывать, это то, что скоропортящиеся товары не должны надолго попадать в чужие руки.

Как писать расписку?

Сохранная расписка также известна как даговор хранения. Это документ, удостоверяющий наличие правоотношения в процессе передачи товара от одной стороны к другой. То, что нюансы этого процесса фиксируются, очень важно. Процесс хранения и использования осуществляется согласно согласованным пунктам. Документ должен быть составлен в соответствии со всеми законодательными нормами. Одним из них является сторона, составившая договор.

 

Расписка может быть написана от руки или распечатаны. Её формулируют люди, которые принимают ценности. Это может быть физическое лицо, предприниматель, компания. Последний представлен специальным уполномоченным. Если по какой-либо причине получатель не может написать документ, его может написать кто-то, по официальной доверенности.

 

Нормативными-правовыми актами предусмотрены условия хранения товаров, меры ответственности за нарушение оговоренных условий. Получение гарантируется подписями обеих сторон. Предприятия или организации, индивидуальные предприниматели должны поставить печать. Подпись, печать – основание для того, чтобы расписки имели юридическую силу.

Грамотно сформулированный документ – гарантия сохранности переданных объектов.

Форма документа

Осмотр

Оформление расписки обычно сопровождается осмотром имущества представителями обеих сторон. Результаты процедуры фиксируются непосредственно в расписке или в отдельном файле – акте осмотра. Таким образом, принимающая сторона обезопасит себя от недобросовестного поведения контрагента. Осмотр необязателен, но настоятельно рекомендуется.

Если в период ответственного хранения произойдет порча или утрата имущества

Если в период хранения имществая произойдет какой-либо несчастный случай: порча, повреждение, частичная или полная утрата и т п., всю ответственность несет принявшее их лицо.

 

Это означает, что лицо будет обязано выплатить полную компенсацию причиненного ущерба или произвести ремонт и восстановление чужого имущества за свой счет.

 

Если между сторонами вдруг возникнут какие-либо разногласия или споры, для решения которых они будут обращаться в суд, правильно и во всех интересах решить эти вопросы поможет грамотно составленный пакет документов.

Именно поэтому сохранные расписки следует готовить с особой тщательностью, учитывая все нюансы, связанные с товарно-материальными ценностями и условиями их хранения.

Особенности оформления расписки

Как и формат расписки, оформление может быть разработано с полной свободой, его можно напечатать или написать от руки. Второй вариант предпочтительнее первого, так как собственноручная расписка может потом сыграть роль в установлении ее подлинности (например, при графологических и почерковедческих проверках) при наличии спорных моментов. Во всех случаях, независимо от того, рукописная или печатная расписка, она должна быть подписана (обязательно с расшифровкой подписи) и датой формирования.

При составлении расписки надо тщательно описать все детали имущества.

При этом избегайте малейших неточностей и ошибок. Даже небольшая помарка в случае «разборок» в судебной инстанции может сыграть свою отрицательную роль в деле определения виновных и ответственных лиц.

Требования и правила составления документа

Большинство сохранных расписок не имеют типовой нормативной формы. Они написаны в свободной форме. Единый тип могут использовать только компании, специализирующиеся на хранении чужого имущества. Рукописные расписки считаются предпочтительными. В случае судебного иска легче установить доказательства их подлинности. Достаточно графологической экспертизы.

Существует ряд требований к документу о хранении. При написании расписки очень важно указать:

1. Реквизиты стороны, передающей товарно-материальные ценности. Физическое лицо предоставляет паспортные данные, код налогоплательщика Предприятие – юридический адрес, наименование организации.
2. Реквизиты принимающего аналогичны. Представитель предприятия помимо данных своей компании указывает личную информацию. Доверенное лицо составителя расписки должно предоставить официальные документы, подтверждающие его юридическую состоятельность для выполнения подобных действий.
3. Время приема товара на хранение. С этого момента документ приобретает законную силу.

Обязательные правила, которые необходимо выполнить при составлении подобного договора:

1. Фиксация подробной информации о принятом товаре. Количество, наименование, порядковый номер. Указываются возможные повреждения, дефекты. Следует предоставить тщательную характеристику. Она поможет идентифицировать груз, снять ответственность с принимающей стороны в поломке, порче имущества.
2. Формулировка назначения принятого объекта, действий, которые можно проводить с ним.
3. Составляется подробный перечень полномочий ответственного за хранение лица. Рассматриваются допустимые, недопустимые меры, применимые к товару.
4. Определяются штрафные санкции для каждой из сторон за несоблюдение установленных требований.
5. В конце документа указываются место и дата выдачи расписки прописью.

Составление сохранной расписки – кропотливая работа. Важно выполнить ее тщательно, соблюдая многочисленные нюансы. Это позволит каждой стороне избежать ущерба.

Нотариальное заверение

Закон не требует от сторон нотариального заверения сохранных расписок, но и не запрещает их. Теоретически это могло бы придать официальным документам большее юридическое значение. Безусловно, личная подпись нотариуса на документе будет важным фактором в судебном разбирательстве. Однако есть и другой способ констатировать факт — показания свидетелей. Каждая сторона должна вызвать 2-3 человек, чтобы составить и подписать расписку. Гражданам лучше быть максимально не заинтересоваными в результатах и не искать личной выгоды.

Форма документа

Расписка на ответственное хранение по своей юридической природе является договором, заключаемым в простой письменной форме. В силу положений статьи 421 ГК все официальные бумаги, регулирующие правоотношения между контрагентами, могут составляться без использования общеобязательных унифицированных бланков в свободной форме.

Расписка должна содержать в себе следующие моменты:

• реквизиты (дата и место составления, подписания);
• данные о принимающей и передающей стороне, их представителях (паспортные данные, ФИО, должность при наличии);
• утверждение факта приёма-передачи;
• перечень передаваемого имущества;
• срок хранения;
• обязательство по возвращению объектов;
• подпись представителя принимающей стороны;
• расшифровка автографа.

Официальную бумагу принято писать на чистом листе бумаги формата А4, как и любой гражданско-правовой договор. Сам текст можно исполнить как в рукописном виде при помощи синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном с помощью компьютера и соответствующего ПО. Этот фактор не сможет повлиять на юридическую силу расписки.

Объясняем, как правильно составить сохранную расписку

Первым делом необходимо прописать наименование документа, указать число, месяц, год и населённый пункт, где он был составлен. Далее по тексту обозначаются данные о принявшей стороне. Если речь идёт о юридическом лице, прописывается его полное наименование со ссылкой на организационно-правовую форму, ФИО и должность ответственного представителя, а также оставляется ссылка на документ, подтверждающий его полномочия. Это устав общества или доверенность. Для физ. лиц прописываются их паспортные данные. Аналогичный порядок и для ИП.

Ниже по документу оставляются те же данные о передавшей стороне. Затем идёт перечисление всех переданных объектов по пунктам. Напоминаем, что для официальных бумаг требуется указание их реквизитов (дата, номер).

Следующим шагом представитель принимающей стороны прописывает, что берёт на себя ответственность за сохранность принятого имущества, обязуется возвратить в обозначенный срок или по востребованию.

Примерный образец

Расписка полностью готова, осталось лишь её подписать. На документе должен появиться только автограф принимающего лица. Официальная бумага составляется в одном экземпляре, который хранится у поклажедателя.

Порча или утрата во время хранения

Материальные ценности, оставленные на хранение подвержены риску порчи, утраты. Ущерб от нанесенного вреда, как и наказание за наступление неблагоприятных условий для хранения, могут понести оба участника соглашения. Для урегулирования возможного конфликта в тексте расписки определяются штрафные санкции за нарушение ее положений. Если одна из сторон не согласна, то она имеет право подать судебный иск.

Законодательная база гарантирует защиту, реабилитацию от неправомерных обвинений. Исковое заявление о нарушении оговоренных пунктов расписки, которое должно удовлетворять известным формальным требованиям, подает любая сторона. Его можно подкрепить вещественными доказательствами в виде ценностей с дефектами.

Согласно расписке ответственным за целостность вещей утверждается принимающее лицо. Оно обязуется предоставить груз владельцу, если это возможно без ущерба. При наличии умысла, грубой неосторожности, повлекших за собой повреждение, утрату товара, вина полностью возлагается на хранителя.

Существуют события, которые снимают ответственность с хранителя:

1. Ситуации, когда материальные ценности будут испорчены по вине третьей стороны, не предусмотренной условиями расписки. Если их влияние доказано, то принимающая сторона освобождается от соответствующих мер наказания.
2. Если повреждение груза произошло из-за его специфических свойств, о которых не было известно во время приемки, то штрафные санкции не накладываются.
3. Владелец ценности может нарушить срок их возврата. После истечения срок обратного получения груза хранитель не отвечает за его сохранность. Ответственность полностью перекладывается на собственника.

Законодательство распространяется на все виды товарно-материальных ценностей, переданных на ответственное хранение.

Что значит ответственное хранение товара

Под ответственным хранением понимается обеспечение покупателем сохранности товара, переданного ему поставщиком, и отказ от которого соответствует требованиям закона или договора ( п. 1 ст. 514 ГК ).

Покупатель обязан обеспечить сохранность товара, а продавец – возместить понесенные покупателем расходы на обеспечение сохранности, реализацию товара или его возврат продавцу ( п. 3 ст. 514 ГК ).

Если имущество не может быть возвращено поставщику в натуре, покупатель в соответствии со ст. 1102 и 1105 ГК обязан возместить его действительную стоимость на момент приобретения, а также убытки, вызванные последующим изменением стоимости (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.07.2015 № Ф05-8953/2015 по делу № А40-98534/12 ).

Ответственное хранение товара требуется не во всех ситуациях. Например, если покупатель осуществляет выборку товара и обнаруживает его несоответствие договору, то он просто отказывается от приемки товара. Принимать продукцию на свой склад для ответхранения он не должен. Если покупатель отказывается принимать товар, находящийся на складе поставщика без предусмотренных законом оснований, то поставщик имеет право взыскать с покупателя оплату товара, а также штрафные санкции (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 15.10.2015 № Ф03-4088/2015 по делу № А37-55/2015 ).

Кстати в этом процессе участвует ФСБУ 6/2020 «Основные средства». По нему надо делать проводки. Как работать по всем шести ФСБУ разобрали эксперты на курсе «Шесть новых ФСБУ». Посмотрите бесплатный урок — там объясняем как работать по одному из шести ФСБУ — Аренде.

Когда возникает обязательство ответственного хранения

Обязательство по обеспечению сохранности возникает в тех случаях, когда у покупателя есть законное право отказаться от принятого товара:

• при поставке продавцом продукции ином в количестве, нежели предусмотрено договором ( ст. 466 ГК );

• при поставке изделия, не соответствующего оговоренным в договоре цвету, моделям, размерам, видам и иным признакам ( ст. 468 ГК );

• при поставке имущества с недостатками, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или временных затрат, а также если недостатки проявляются неоднократно ( ст. 475 ГК );

• при поставке некомплектного товара ( ст. 480 ГК );

• на других основаниях, предусмотренных договором.

Принятие на ответственное хранение

Принятию мер по сохранности продукции предшествует направление поставщику уведомления, которое должно содержать:

• дату составления;

• реквизиты договора, в рамках которого обеспечивается сохранность товара;

• основания для отказа от договора;

• необходимость забрать товар и компенсировать расходы на обеспечение его сохранности;

• указание на место хранения.

Уведомление можно:

• доставить поставщику нарочным с проставлением отметки о получении на копии документа;

• отправить ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;

• направить посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, если можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано, если иное правило не установлено законом или договором и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон ( ст. 165.1 ГК, п. 65 постановления Пленума Верховного Суда «О применении судами некоторых положений раздела I части первой ГК РФ» от 23.06.2015 № 25 ).

Покупатель должен решить, как он будет хранить полученные ценности. Делать это можно самостоятельно на своей территории или, например, на арендованном складе.

Статья 895 ГК допускает возможность передачи ценностей на хранение третьему лицу без получения согласия поставщика. Это возможно в случаях, когда для этого есть объективные причины и получение согласия не представляется возможным.

При обеспечении сохранности продукции нужно учитывать:

• Положения главы 47 ГК о договоре хранения, которую по общему правилу применяют к хранению в силу закона ( ст. 906 ГК ).

• Санитарные, противопожарные, охранные и иные обязательные требования. Например, для лекарственных средств действуют правила хранения, утвержденные приказом Минздравсоцразвития от 23.08.2010 № 706н.

• Свойства товаров. Например, скоропортящуюся продукцию, скорее всего, придется хранить при пониженной температуре.

Для того чтобы поставщик впоследствии компенсировал расходы на хранение товаров, покупатель должен доказать факт несения таких расходов и подтвердить их документально.

Если продукция передавалась на хранение третьему лицу, то доказательством расходов может служить договор и документы, подтверждающие оплату покупателем соответствующих услуг.

В случае хранения ценностей в помещениях, арендуемых покупателем у третьих лиц, подтверждением трат могут служить договоры аренды, акты приемки, складские расписки, документы, подтверждающие внесение арендных платежей пропорционально площади, занимаемой такими ценностями (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 04.02.2021 № Ф07-15766/2020 по делу № А56-44310/2019).

Использование собственных помещений также подразумевает определенные траты, например, они могут связаны с оплатой электроэнергии или охраной помещений, в которых хранилась продукция (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2014 по делу № А03-11856/2014 ).

Какими документами оформить прием-передачу ТМЦ на их хранение и возврат

Несоответствие поставленного товара условиям договора покупатель должен зафиксировать. Для этого можно использовать типовую форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» или самостоятельно разработанную форму документа (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

При возврате ценностей, принятых на склад по договору хранения, можно использовать акт о возврате ТМЦ (форма № МХ-3) или самостоятельную форму.

Возврат полученного от поставщика, но не принятого обоснованно товара оформляется товарной накладной по форме ТОРГ-12 либо по самостоятельно разработанной форме.

С момента передачи товара поставщику ответхранение прекращается, и покупатель имеет право предъявить требования по компенсации своих расходов.

Образец акта приема-передачи на ответственное хранение

Стороны могут разработать форму собственную форму акта приема-передачи товара на ответственное хранение и согласовать ее в качестве приложения к договору поставки или ответхранения. В документе, как правило, указывают:

• Ф.И.О. представителя покупателя, подписывающего акт;

• ссылку на договор (договор поставки или ответхранения);

• описание товара (наименование, артикулы, количество, другие индивидуализирующие признаки).

Для чего нужна и кто составляет

Составляется расписка в получении товара для подтверждения факта передачи вещи. Документ потребуется в случае:

• передачи ценного имущества на реализацию;
• продажи товаров, особенно с отсрочкой платежа;
• взятия вещи на хранение;
• предоставления ее во временное пользование;
• выдачи работнику материальных ценностей.

В соответствии со ст. 27.14 КоАП РФ при наложении ареста на транспортные средства или товары в качестве обеспечительной меры, вещи, на которые наложен арест, могут быть переданы на ответственное хранение лицам, назначенным должностным лицом, наложившим арест. У таких лиц забирается расписка, удостоверяющая, когда и какое имущество они получили на хранение, и их обязательство обеспечить сохранность данного имущества до принятия компетентными органами решения о его судьбе.

В зависимости от цели получения имущества, получившее его лицо обязуется:

• оплатить его стоимость в установленный срок (при приобретении с отсрочкой платежа);
• реализовать товары и передать денежные средства собственнику вещи или вернуть нереализованные материальные ценности (при приеме товаров на реализацию);
• бережно пользоваться имуществом и вернуть собственнику по истечении определенного срока в исправном состоянии (при принятии его во временное пользование);
• бережно хранить имущество и вернуть его собственнику в согласованный срок (при приемке его на хранение).

Инструкция по составлению

Чтобы документ подтверждал передачу материальных ценностей и имел юридическую силу, необходимо придерживаться инструкции при его составлении:

1. Написать наименование — расписка.
2. Указать фамилию, имя, отчество, паспортные данные, место жительства физического лица, принявшего вещь.
3. Указать наименование организации или фамилию, имя, отчество, паспортные данные лица, передавшего товар.
4. Перечислить передаваемое имущество с указанием наименования, количества, стоимости, состояния, максимально подробно описать его.
5. Указать цель передачи: в собственность, на реализацию, на хранение, во временное пользование.
6. Перечислить обязательства принимающей стороны: уплатить стоимость товаров или вернуть имущество.
7. Поставить дату составления.
8. Подписать.

Похожим способом оформляется и документ о приёме материальных ценностей от организации.

Р А С П И С К А О П О Л У Ч Е Н И И Т О В А Р О В Я, Иванов Иван Иванович, менеджер ООО «Ромашка», паспорт серии 23 08 №958753, выдан 12.12.2008 УВД г. Таганрога, получил «10» января 2020 года в ООО «Ромашка» следующие товары: № п/п Наименование Цена, руб. Единица измерения Количество Сумма, руб. 1. Шампунь «Восторг» 200 Шт. 5 1000 (одна тысяча) 2. Мыло «Жасмин» 50 Шт. 5 250 (двести пятьдесят) для использования в качестве образцов с целью закупок продукции ООО «Ромашка» розничными магазинами. Товары выданы кладовщиком Павловым А.А. 10.01.2020 Иванов

Во избежание споров денежные суммы пишите цифрами и прописью. Также необходимо проверить паспортные данные получающей ценности стороны. Если при передаче присутствовали свидетели, напишите их Ф. И. О. и паспортные данные.

Хранить документ необходимо до возврата вещи, переданной на хранение или во временное пользование либо до уплаты ее стоимости. Если ее не вернули и деньги не уплатили, храните документ три года (в соответствии со сроком исковой давности).