- Что такое первичные документы
- Кто наделяется правом подписи первичных документов
- Кто составляет приказ
- Порядок предоставления права подписи
- Основание для приказа
- Как написать приказ: основные правила и образец
- Как оформить приказ
- После написания приказа
- Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
- Образец приказа о праве подписи счетов-фактур
- Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- В каких случаях требуется доверенность для оформления первички?
- Образец доверенности на подписание первичных документов
- Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
- Доверенность
- Приказ
- Порядок передачи права подписи
- Образец приказа на право подписи главного бухгалтера
- Образец приказа о праве подписи счетов-фактур
- Образец приказа на право подписи финансовых документов
- Как отозвать распоряжение
Что такое первичные документы
К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:
- счета-фактуры,
- платежные поручения,
- акты,
- выписки,
- справки,
- товарные накладные и т.д.
В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.
Кто наделяется правом подписи первичных документов
В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:
- специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
- менеджеры и начальники отделов продаж,
- водители-экспедиторы,
- логисты,
- сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.
Кто составляет приказ
Приказ может быть написан любым работником предприятия, в обязанности которого входит выполнение данной задачи и обладающим необходимой компетенцией, знаниями и навыками для составления распорядительных документов.
Обычно это юрисконсульт, кадровик или секретарь.
Однако тот, кто принимал непосредственное участие в составлении приказа, должен направить его на рассмотрение и утверждение руководителям компании, так как без его подписи документ будет считаться недействительным.
Порядок предоставления права подписи
В первую очередь руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности часто сталкиваются с различными документами. Затем решает, как предоставить им права подписи. Оно может сделать это двумя способами:
- составление специальной доверенности,
- написание приказа.
Доверенность подойдет, если документ подписывается не только на территории предприятия, но и в другом месте: например, когда водитель грузового автомобиля получает товар со склада организации-партнера , или когда бухгалтер получает выписки из банка. Характерной чертой доверенности является то, что она может выдаваться не только штатным работникам предприятия, но и внешнему персоналу.
Приказ распространяется только на сотрудников, состоящих в штате компании и уполномоченных подписывать строго внутренние документы компании.
После того, как приказ составлен, руководитель предприятия должен удостоверить своей подписью подписи указанных в нем подчиненных.
Срок действия приказа зависит от индивидуальной ситуации: он может быть бессрочным, либо может быть установлен период в один квартал, полгода, год и т д в соответствии с внутренней ситуацией компании.
Основание для приказа
Любой такой документ должна иметь под собой какое-либо основание в соответствии с общепринятыми нормами составления приказов. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе может быть указана прямая ссылкана него, либо просто сказано «В целях обеспечения соблюдения норм действующего законодательства» — такая формулировка не будет считаться нарушением.
Как написать приказ: основные правила и образец
На сегодняшний день не существует единой формы приказа на право подписи первичных документов , поэтому предприятия и организации могут написать его в любой форме и в любом порядке, утвержденном корпоративной учетной политикой.
Тем не менее, есть еще некоторые стандарты, которые необходимо соблюдать. В частности, в приказе должны быть указаны:
- номер приказа,
- дату составления,
- название компании,
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:
- должности,
- фамилии-имени-отчества,
- списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.
Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.
Как оформить приказ
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.
После написания приказа
После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
Действующее законодательство не содержит норм, регламентирующих порядок наделения работников такими полномочиями, поэтому в данном вопросе следует руководствоваться сложившейся практикой документооборота, согласно которой право подписи может быть передано:
- посредством утверждения соответствующего приказа;
- при помощи доверенности на подписание первички.
Принцип, который отличает два подхода, заключается в том, что действие приказа распространяется только на сотрудников организации, тогда как доверенность распространяется на всех, кто указан в документе. Составление этих документов регулируется разными правовыми источниками — в первом случае Трудовым кодексом Российской Федерации, во втором — Гражданским кодексом .
Выбор между двумя источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что необходимо подписать внутренние документы компании, то лучшее решение — издать приказ. Доверенность – лучший вариант, если вы планируете подписывать и передавать документы за пределы вашей компании (например, сопроводительное письмо или счет-фактуру на отгрузку товара). Ради безопасности и защиты коммерческой тайны многие люди не осмеливаются передавать такие важные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика приказов является наиболее распространенной. Однако если руководитель намерен делегировать сотруднику какие-то мелкие поручения, но не готов предоставить ему право подписи в общем смысле, то он может оформить и на него доверенность.
Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования докумнтев, которые оно сможет подписывать.
Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.
Образец приказа о праве подписи счетов-фактур
По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать образец приказа о праве подписи первичных документов
Скачать образец приказа на право подписи финансовых документов
Правовые документы
Информация Минфина России N ПЗ-10/2012
Гражданский кодекс
Трудовой кодекс
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Скачать образец приказа на право подписипервичных документов
В каких случаях требуется доверенность для оформления первички?
Руководители компаний, особенно крупных, весьма занятые люди. И им, как правило, некогда подписывать все документы, оформляемые на предприятии. Такие полномочия обычно передаются заместителю, главному бухгалтеру или руководителям подразделений. Для того чтобы подписанные этими сотрудниками документы имели юридическую силу, необходимо составить доверенность на право подписи первичных документов.
Ее форма законодательно не утверждена, поэтому при составлении следует руководствоваться общими требованиями законодательства (в частности, статьей 185 ГК РФ).
Образец доверенности на подписание первичных документов
Доверенность на подписание первички следующую информацию:
- Наименование документа, с указанием слова «доверенность» (обычно пишут «Доверенность на…»).
- Место составления документа (населенный пункт) и дата.
- Реквизиты компании — полное наименование, юридический адрес.
- Сведения о сотруднике, подписавшем доверенность от имени компании. Это может быть либо руководитель, либо лицо, имеющее право подписывать такие документы. Здесь же указывается документ, определяющий полномочия доверителя. Для руководителя это, как правило, устав, для иных лиц — приказ, доверенность и т. п.
- Сведения о получателе доверенности — Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, и адрес регистрации.
- Полномочия, передаваемые по доверенности. В нашем случае здесь нужно привести подробный перечень документов, право подписания которых передается доверенному лицу.
- Срок действия. Если этот пункт не заполнен, доверенность автоматически будет считаться действующей в течение года с даты выдачи.
- Указание на то, имеет ли право исполнитель передоверять свои полномочия.
- Подписи руководителя и доверенного лица, печать предприятия.
В общем случае доверенность, выданная от имени юридического лица, не требует нотариального удостоверения (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Однако если есть вероятность того, что ее нужно будет предоставлять в государственные (например, регистрационные или судебные) органы, то лучше подстраховаться и заверить доверенность у нотариуса.
Если руководитель компании передает иным лицам полномочия по подписанию первички, эта операция может быть оформлена доверенностью. Данный документ следует составлять в соответствии с положениями ГК РФ и общими требованиями к документообороту. В нем обязательно должны быть подробно описаны полномочия доверенного лица.Источник: Народный СоветникЪ: юридический и налоговый портал
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:
- счета-фактуры;
- платежные поручения;
- акты;
- выписки;
- справки;
- товарные накладные и т. д.
Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.
При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:
- при помощи доверенности на подписание первички;
- утверждением специального распоряжения.
Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.
Доверенность
Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.
Приказ
Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.
После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.
Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
- в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.
Порядок передачи права подписи
Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.
В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:
- номер распоряжения;
- дата составления;
- наименование компании;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):
- должность;
- Ф.И.О.;
- список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
- виза руководителя;
- образец подписи уполномоченного лица.
С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.
Образец приказа на право подписи главного бухгалтера
Образец приказа о праве подписи счетов-фактур
Образец приказа на право подписи финансовых документов
Как отозвать распоряжение
При необходимости отозвать ранее изданный указ можно, издав новое распоряжение. В отменяющем документе необходимо указать:
- наименование акта, подлежащего отмене;
- дату отмены;
- визу руководителя;
- подпись лица, которому ранее были предоставлены полномочия.
Ознакомление сотрудника с отменяющим распоряжением является обязательным условием.
- https://assistentus.ru/forma/prikaz-na-pravo-podpisi-pervichnyh-dokumentov/
- https://ppt.ru/forms/rabota/pravo-podpisi
- https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/prikaz_o_prave_podpisi_pervichnyh_dokumentov_obrazec/
- https://www.klerk.ru/buh/articles/476915/
- https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/obrazets-prikaza-o-nadelenii-pravom-podpisi