Приказ о неразглашении коммерческой тайны

Что считается коммерческой тайной

Компания имеет исключительное право определять, какую информацию она считает конфиденциальной деловой информацией. В большинстве случаев это все, что связано с финансовой деятельностью организации, включая заработную плату, налоги, доходы, расходы, содержание и суммы договоров, соглашений и сделок, а также хозяйственное имущество, технологии и процессы производства, результаты работы. Кроме того, сведения, содержащиеся в личных делах сотрудников и других кадровых документах, могут быть отнесены к коммерческой тайне.

Компании вправе самостоятельно решать, какую именно информацию относить к секретным коммерческим сведениям. В большинстве случаев это все, что касается финансовой деятельности организации, в том числе зарплат, налогов, доходов, расходов, содержания и сумм контрактов, договоров и сделок, а также то, что относится к имуществу предприятия, производственным технологиям и процессам, результатам работы. Кроме того, к коммерческой тайне могут быть причислены и данные, входящие в личные дела работников и прочая кадровая документация.

Порядок охранения секретной информации

1. Чтобы секретная информация не попала в чужие руки, организации сначала определяют круг лиц, которые могут получить к ней доступ, а затем разрабатывают меры, направленные на защиту этой тайны от посторонних.

 

2. После этого издается приказ, которым устанавливаются требования к сохранению коммерческой тайны и условия, которые должны соблюдаться в рамках этих требований.

 

3. Кроме того необходимо, заключить соответствующее соглашение или договор о неразглашении с каждым сотрудником, который работает с конфиденциальной информацией. Иногда  руководство компании устанавливает специальную надбавку к окладу за работу с конфиденциальной информацией.

Назначение приказа о коммерческой тайне

Практически каждая компания имеет проблемы с защитой деловой информации и требует от своего руководства реализации специального комплекса мер, в том числе:

• разработку списка секретных коммерческих сведений;
• анализ локализации (мест накопления) составляющих коммерческую тайну сведений, видов ее носителей и потенциальных каналов утечки;
• описание схем доступа к коммерческой информации;
• распределение функций по созданию и обеспечению системы защиты между подразделениями компании;
• осуществление технико-экономических расчетов, позволяющих оценить объем затрат на создание системы защиты информации;
• уточнение порядка проведения контроля за функционированием системы защиты коммерческих сведений;
• иные мероприятия (оформление с сотрудниками соглашений о неразглашении, введение в действие Положения о режиме коммерческой тайны и др.).

Каждый из описанных этапов формирования системы защиты деловой информации может сопровождаться изданием отдельных приказов – о видах таких приказов читайте в следующем разделе.

Виды приказов о коммерческой тайне (о неразглашении сведений, о введении режима коммерческой тайны и другие)

Установление в компании режима коммерческой тайны может сопровождаться оформлением разнообразных приказов. Например:

• приказ об утверждении перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
• приказ об установлении круга должностных лиц предприятия, имеющих доступ к секретной коммерческой информации;
• приказ о назначении ответственных лиц за функционирование системы защиты информации и ее элементов на предприятии;
• иные виды приказов.

Все аспекты, связанные с установлением режима коммерческой тайны и установлением режима охраны коммерческой тайны, по решению администрации предприятия могут быть отражены в едином приказе под названием «Приказ о коммерческой тайне на предприятии».

Что будет за распространение данных, относящихся к коммерческой тайне

Если кто-то нарушает условия договора о неразглашении, к нему могут быть применены дисциплинарные и административные меры, включая критику, выговор или даже увольнение. Если обстоятельства особо тяжкие и разглашение коммерческой тайны влечет за собой большие материальные убытки, виновные лица могут быть привлечены к уголовной ответственности и/или на них наложен крупный штраф..

Какие законодательно установленные требования нужно учесть при оформлении приказа о коммерческой тайне?

Такие приказы оформляются по внутреннему алгоритму компании (форма, структура, содержание в соответствии с установленными в компании процедурами оформления таких документов), но не ранее:

• проведения всех мероприятий по установлению на предприятии режима коммерческой тайны;
• выполнения нормативных требований в вопросе установления режима коммерческой тайны на предприятии.

Данный вопрос регулируется Законом о коммерческой тайне от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ, статья 2 которого гласит, что режим коммерческой тайны считается введенным руководством предприятия в момент его создания имеет следующий комплекс мер конфиденциальности:

 

Меры по охране конфиденциальности
группа	содержание
Ограничительные	Установление алгоритмов работы с секретной коммерческой информацией и контроля за их соблюдением
Учетные	Фиксация данных о лицах: получивших доступ к секретной информации; ставших обладателями конфиденциальных сведений в результате представления их ее обладателем
Регулирующие	Отражение условий и порядка использования секретной информации и контроль за их выполнением: работниками компании — в трудовых договорах; контрагентами — в договорах гражданско-правового характера
Фиксирующие	Нанесение грифа «Коммерческая тайна» и реквизитов обладателя на содержащие секретные данные носители

Помимо указанных мер, предусмотренных законодательством, в компании могут быть разработаны свои специфические (с учетом специфики компании) меры защиты конфиденциальности коммерческой информации. Что при этом учесть — узнайте из следующего раздела.

О требованиях, которые важно соблюдать каждому хозяйствующему субъекту, узнайте из материалов, размещенных на нашем сайте:

• «Государственные нормативные требования охраны труда» ;
• «Требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету» .

Сколько времени надо хранить тайну

Срок хранения коммерческой тайны всегда оговаривается индивидуально. В некоторых компаниях это время, пока сотрудник числится в штате. В других случаях бывшие сотрудники обязаны воздерживаться от раскрытия и распространения секретов своего бывшего работодателя даже после увольнения.

Как сформировать приказ, особенности документа

Если вы читаете этот материал, скорее всего, вам пришлось столкнуться с задачей составления приказа о неразглашении коммерческой тайны. Прежде чем подробно представить вам документ, мы предоставим общую информацию, касающуюся всех таких административных действий.

 

Во-первых, имейте в виду, что почти любой приказ теперь может быть написан в любой форме (кроме приказов, создаваемых в государственных структурах – где обычно используется единая форма).

 

Однако, если в вашей компании есть шаблоны внутренних документов, которые оформлены и утверждены в учетной политике, используйте их.

 

Кроме того, имейте в виду, что в большинстве случаев для документа подойдет любая обычная бумага любого удобного для вас формата — предпочтительно А4 или А5 или фирменный бланк — в том числе, если в нормативных документах компании указаны такие условия. Приказы можно писать вручную (четко, без подтеков, неточностей, ошибок и правок) или вводить на компьютере, но если вы создали электронный текст, то его нужно будет распечатать – это нужно для того, чтобы руководители и ответственные сотрудники могли поставить под ним свои подписи. 

 

Печать на документе ставится только в том случае, если локальным нормативным актом компании предусмотрено требование использования печати для утверждения внутренних документов.

 

Оформите приказ в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости скопируйте документ (например, чтобы передать в структурные подразделения компании), с соответствующим заверением.

 

Внесите информацию о приказе в реестр распорядительных документов. Положите заполненную форму в папку с другими аналогичными документами и храните ее в течение срока, установленного законодательством или указанного в  нормативно-правовых документах вашей организации.

 

Образец приказа о неразглашении коммерческой тайны

Вот мы и подошли к самой важной части этой статьи – примеру приказа о неразглашении коммерческой тайны. Должен сказать, что документ хоть и не особо сложен, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которые стоит обратить внимание. Воспользовавшись нашими предложениями и приведенными примерами, вы без труда создадите приказ.

 

В начале формы напишите

• наименование предприятия,
• номер документа,
• дату,
• место создания документа.

Далее укажите причины – к которым обычно относятся реальные причины формирования приказа (в этом случае, например, это может быть защита интересов организации), и причины – под которыми подразумеваются ссылки на нормы закона, на основании которых приказ издаетя, или какие-либо внутренние документы (например, служебная записка одного из сотрудников). После этого идет собственно текст приказа.

 

Во-первых, опишите здесь, что является коммерческой тайной вашей компании. Это можно сделать в виде списка или таблицы или вместо того, чтобы перечислять все сразу по порядку, опубликовать этот список в виде отдельного приложения.

 

Затем укажите, что все сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальной информации, обязаны хранить коммерческую тайну, и они должны получить разрешение у руководства, если им необходимо передать ее другим лицам.

 

Потом по пунктам опишите процедуры обращения с конфиденциальной деловой информацией, в том числе процедуры при работе с государственными органами, контрагентами и т д., а затем укажите меры ответственности за разглашение корпоративной тайны. Наконец, назначьте ответственного за исполнение этого приказа и организуйте сбор подписей:

• директора,
• ответственного работника,
• а также тех сотрудников, которых это распоряжение касается напрямую.

Не все сведения – тайные

Важно понимать, что не вся информация об организации составляет коммерческую тайну. Следующие сведения являются общедоступными (ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ):

• находящиеся в учредительных документах;
• подтверждающие факт внесения записей о компании в государственные реестры;
• о загрязнении окружающей среды;
• о противопожарной безопасности в компании;
• о санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке;
• о численности и составе работников;
• о системе оплаты труда;
• об условиях труда;
• о травматизме и профзаболеваниях;
• о наличии свободных вакансий;
• о задолженности предприятия перед работниками.

Если по какой-то причине разработать Положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации не представляется возможным, список секретных сведений, не подлежащих разглашению, можно установить приказом директора компании. С изданным распорядительным документом нужно ознакомить под подпись всех работников, имеющих доступ к секретной информации.

Если работник разгласит информацию, относящуюся к коммерческой тайне, его можно привлечь:

• к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения из компании (ч. 1 ст. 192, подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
• материальной ответственности в виде компенсации причиненного компании ущерба (п. 7 ст. 243 ТК РФ);
• уголовной ответственности: от штрафа до лишения свободы (ч. 2,3,4 ст. 183 УК РФ).

Зачем это надо и что говорит закон

Режим коммерческой тайны устанавливают  в основном для повышения конкурентоспособности предприятий, повышения прибыльности их деятельности и предотвращения возможных убытков. Хорошо известно, что разглашение конкурентам конфиденциальной информации, такой как последние разработки или стратегии развития бизнеса, может нанести компании серьезные убытки, вплоть до банкротства. На законодательном уровне Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» предусмотрено установление режима коммерческой тайны в организациях. Согласно Закону, коммерческая тайна – это система конфиденциальности информации, которая позволяет ее обладателю, существующему или возможному, увеличивать доход, избегать необоснованных расходов, сохранять положение на рынке товаров, работ, услуг или получать иную коммерческую выгоду. Какая информация подлежит засекречиванию, каждая организация определяет самостоятельно с учетом установленных ограничений, при которых не может быть установлен режим конфиденциальности в отношении сведений:

• содержащихся в учредительных документах юридического лица, а также документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
• о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, безопасности пищевых продуктов и других факторах, затрагивающих безопасность населения;
• о численности и составе работников, о системе оплаты и условиях труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест;
• иной информации, указанной в ст. 5 закона «О коммерческой тайне».

Как обеспечить соблюдение тайны сотрудниками

Даже идеально разработанный порядок введения режима коммерческой тайны не даст положительного результата, если установленные правила не будут соблюдаться. Поэтому каждого сотрудника необходимо под подпись ознакомить как с перечнем секретной информации, так и с локальными нормативными актами, регулирующими порядок обращения с ней. Также желательно прописать соблюдение коммерческой тайны в должностной инструкции или трудовом договоре. Работникам нужно создать условия для сохранения секретных сведений: обеспечить наличие закрывающихся шкафов или сейфов, поставить замки на служебные помещения, чтобы важная информация даже на короткое время не осталась без присмотра. Для сохранения информации необходимо обеспечить особый режим не только хранения, но и уничтожения секретных документов, поэтому желательно приобрести специальные приспособления для уничтожения бумаг — шредеры. Электронные носители секретных данных должны иметь надежные пароли, также рекомендуется использовать средства криптографической защиты информации.

Как отменить секретность

Режим коммерческой тайны считается установленным после издания соответствующего приказа. Но часто через некоторое время информация устаревает и ее сохранение в тайне теряет смысл. Поэтому, чтобы не заставлять сотрудников хранить в сейфе кучу документов, которые уже не нужны, стоит указать в локальных правилах приватности, как снимать информацию из-под режима коммерческой тайны, что нужно делать и в каком порядке сделать это. В таких случаях заказчиком обычно выступает подразделение, непосредственно занимающееся документом, а решение о рассекречивании оформляется приказом руководителя. Например, если технология теряет свою актуальность, главный технолог направляет мотивированную записку с просьбой вывести информацию о технологии из режима секретности директору организации, который после обсуждения с ответственным специалистом после согласования вопроса на предмет безопасности, подписывает соответствующий приказ.

 

Где скачать актуальный в 2023 году образец положения о коммерческой тайне для ООО (АО)

Загрузить образец положения о коммерческой тайне 2023 года на предприятии вы можете на нашем портале по ссылке ниже:

Скачать образец положения о коммерческой тайне

Зачем компании нужно такое положение?

Данное положение – это документ, который интересен большинству организаций. Причина кроется в том, что факт обладания конфиденциальной информацией различного спектра дает бизнесу существенные конкурентные преимущества.

Конфиденциальной будет являться информация о собственных разработках компании, которая обуславливает конкурентоспособность оказываемых работ, услуг или выпускаемых товаров. Организация может обладать инсайдерскими данными и ценными сведения о конкурентах, которые логично следует отнести к коммерческой тайне.

Что не будет являться коммерческой тайной согласно ФЗ №98:

1. Сведения о компании, которые зафиксированы в учредительной документации.
2. Информация о документах, согласно которым разрешено ведение предпринимательской деятельности.
3. Данные об имущества унитарного предприятия или госучреждения.
4. Информация о воздействии производственной деятельности предприятия на окружающую природную среду, в том числе на безопасность граждан.
5. Данные и численности сотрудников, вакансиях, системе оплаты и охраны труда.
6. Сведения об имеющихся перед сотрудниками задолженностях по заработной плате.
7. Информация о совершенных компанией или ее сотрудниками нарушениях в сфере законодательства и применяемые меры ответственности.
8. Данные об участии компании в приватизации по конкурсу или аукциону.
9. Данные о лицах, работающих без доверенности от имени организации.
10. Информация об имуществе, доходах и расходах (если это НКО).

Порой случается так, что сотрудник разглашают коммерческую тайну неосознанно в результате введения их мошенниками в заблуждение и обман. В таком случае задача фирмы состоит в том, чтобы выстроить соответствующую систему охраны. Тогда  сотрудники смогут четко понимать, какие именно данные должны оставаться в тайне и будут руководствоваться четкими инструкциями.

Таблица №1. Пакет документов, которые защищает тайные сведения компании.

Название документаСодержание

Приказ о введении режима «Коммерческая тайна»	В данном документе описаны мероприятия по защите тайной информации
Локальные акты или положение о коммерческой тайне	В них урегулированы схемы взаимодействия между сотрудниками и работодателем в сфере предоставления соответствующих секретных данных
Приказ о лицах, владеющих коммерческой тайной	Это список, в котором поименно перечислены сотрудники, которым предоставлен доступ к данному роду информации
Соглашение/обязательство о неразглашении	Документ, цель которого закрепить факт обязательства сотрудника по соблюдению тайный данных. Составляется в письменном виде
Трудовой договор	В нем следует прописать условие о соблюдении конфиденциальности
Гриф «Коммерческая тайна»	Носители с коммерческой тайной должны быть отмечены соответствующим грифом и содержать наименование компании с ее местонахождением

В целом, положение о коммерческой тайне является официальным нормативным актом, который устанавливает запрет на разглашение сотрудниками такого рода информации, а также определяет механизмы ответственности в случае нарушения сотрудниками обязанностей.

В ситуации, когда у работодателя возникли убытки, которые напрямую связаны с нарушением сотрудниками обязанностей в сфере неразглашения коммерческой тайны, то он вправе взыскать ущерб с нарушителя. Однако это возможно только в том случае, когда стороны подписали соответствующий документ.

Структура положения

Структура такого нормативного документа не определена законодательно. Согласно практике менеджмента в отечественных организациях, положение может состоять из разделов, где установлены:

• сущность понятий, которые используются;
• общие положения;
• полномочия руководства по обеспечению защиты коммерческой тайны;
• порядок доступа к тайным сведениям;
• сам перечень сведений, которые составляют тайну;
• обязанности сотрудников в области сохранения конфиденциальных данных;
• то, каким образом та или иная информация относится к коммерческой тайне;
• механизмы защиты, которые действуют в компании;
• механизмы ответственности лиц, нарушивших обязательства положения.

Вам также будет интересно:

— Положение об оказании материальной помощи работникам
— Срочный и бессрочный трудовой договор: отличия в 2023 году

Положение может быть дополнено приложениями, в которых фиксируются:

• персональные обязательства конкретных сотрудников по обеспечению сохранности сведений;
• перечень с подробным описанием сведений, которые формируют коммерческую тайну.

Сведения, составляющие коммерческую тайну, также можно классифицировать по категориям согласно порядку их использования в различных структурных подразделениях компании. С такими приложениями должны быть ознакомлены руководители подразделений.

Само положение вместе с приложениями к нему должно быть заверено подписью руководителя компании. В большинстве организаций данный документ дополнительно согласовывают с юристом.

Скачать образец положения организации (ООО/АО) об охране коммерческой тайныСкачать образец положения об охране коммерческой тайны для индивидуального предпринимателя (ИП)Скачать журнал ознакомления с Положением о коммерческой тайнеСкачать приказ об утверждении перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне