Минфин России пояснил, как правильно сшивать документы для представления в налоговые органы

Минфин России пояснил, как правильно сшивать документы для представления в налоговые органы

В своем письме от 29 октября 2015 г. № 03-02-РЗ/62336 Минифин России дал разъяснения в части порядка представления в налоговые органы прошитых документов (их копий) на бумажном носителе.

Напомним, по действующему законодательству представление документов на бумажном носителе, истребуемых налоговыми органами при проведении налоговой проверки, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Минфин России поясняет, что копией документа является его экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной считается копия, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера).

При этом ведомство предлагает ряд рекомендаций по правильному формированию сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе. В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы в сшиве необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

Часть рекомендаций касается бумажной наклейки, размещенной на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления, – ее размеры должны быть примерно 40-60 мм на 40-50 мм, наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, оставляя за пределами не более чем на 2-2,5 см прошивных нитей. При этом на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Такая надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его Ф.И.О., должности, даты подписания. В свою очередь, заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии) таким образом, чтобы печать частично захватывала бумажную наклейку, личную подпись, Ф.И.О. лица, заверившего документы, дату их заверения.

Также ведомство подчеркивает, что при формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (их копий) в сшивах, возможность их свободного чтения и копирования. Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами с указанием основания их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом из них.

Как за 5 дней собрать 7000+ документов для налоговой проверки и не сойти с ума?

Мало кто задумывается, но ответственность транспортной компании в отношении клиента вовсе не заканчивается по факту окончания грузоперевозки и проведения оплаты.

Перечислим тяготы, которые падают на головы наших сотрудников в тот момент, когда грузовладелец уже совершенно забыл о нас (до следующей партии товаров) и радостно распродает груз в точке назначения.

Готовы? Сразу предупредим – это надолго. Ибо пунктов немало!

Помимо осуществления, собственно, доставки, мы обязаны минимум три года хранить ВСЕ документы о хозяйственной деятельности своей организации. На минуточку, это сотни договоров, тысячи счетов, десятки тысяч транспортных накладных.

Их вполне может затребовать налоговая служба по специальному запросу.

Не отвечая на эти требования, мы очень сильно подставляем своего партнера, потому что дело у него может дойти даже до необходимости уплаты НДС по этим актам сотрудничества. На минуточку, это суммы, которые могут нанести существенный ущерб организации.

Такого допустить нельзя. Значит, храним всё по правилам, а отчитываемся по закону.

И вот пришел счастливый день, когда ФНС затребовала документы о перевозках с конкретной компанией за период… к примеру, одного года.

Мы тихо утираем слезы счастья и понимаем, что с момента получения запроса проверяющие органы просят предоставить документы в срок 10 дней. Это очень немного, и, если речь идёт о сборе более 1000 листов возникает опасность не успеть всё подготовить.

Как провести работы максимально быстро, при этом не парализовав деятельность коллектива?

Определяем масштаб проблемы или примерное количество всех позиций. Для этого можно выгрузить информацию о всех проводках по запросу из базы 1С или другой бухгалтерской программы. Данная информация позволит понять масштаб предстоящей работы в эквиваленте количества страниц.

Назначить ответственных за выполнение данной задачи. По нашему опыту, за 5 рабочих дней 1 человек обрабатывает около 2000 А4.

Сбор материалов производим в полном соответствии всем пунктам запроса, мухи отдельно, котлеты отдельно.

В зависимости от объема выбираем принцип производства копий.

До 1000 экземпляров – сделать ксерокопии и печать на собственном МФУ. Это не трудно.

От 1000 – 4000 – Необходимо сканировать на собственном МФУ (желательно с автоподачей) в электронный формат для дальнейших действий. Оценить возможности собственного принтера.

а). Делать у себя, если устройство позволяет.

б). Передать в типографию (обязательно в формате pdf), что по расходам будет сопоставимо с новым картриджем, но сократит ваше время и увеличит срок службы оргтехники. Многие печатники при объеме работы от 1000 единиц с радостью обеспечат бесплатную доставку в ваш офис.

От 4000 и более форм – На этом этапе время летит, и ошибки приведут к срыву срока сдачи документации. Все бумаги готовим сразу по стопкам, чтобы после обработки осталось их только сшить, а не перебирать еще раз.

а). Копировать у себя при наличии специального быстрого сканера (обычные с автоподачей не подойдут), и непременно отдать pdf-файлы на сторону для дальнейшей печати.

б). Если в распоряжении вашей организации нет супер-сканера, тогда надо собрать комплекты для ксерокопии и передать все в типографию напрямую. Обязательно! Передавать документы по коробкам, чтобы вам отдали зеркальные копии. Эта мера сократит кучу часов при составлении реестра.

5. Если вы дошли до этого этапа, то вы уже большие молодцы. Остается еще несколько шагов:

Пронумеровываем и сшиваем всё по тому чек-листу от налоговиков, который получили ранее. Нумерация производится простым карандашом в правом верхнем углу. Количество листов в одной пачке не должно превышать 150, а сшивание производится особым образом (как это правильно сделать – см фото под этим абзацем).

Дальше заверяем их по форме, на которой написаны дата и число страниц, должность и ФИО руководителя. Образец таблички, кстати, находится на нашем сайте по этой ссылке. Подписать, закрепить печатью (Схему см. ниже).

Сведения очень актуальные, пользуйтесь на здоровье.

Кстати, очередную такую встряску мы получили буквально на днях!

И да, обработали 7000+ листов силами одного сотрудника по всем правилам ровно за одну неделю. Отличный результат. Всё это потому, что мы ценим своих контрагентов)

Читать еще:  Как отсудить долю в приватизированной квартире

И да, 2: супер-сканер с автоподачей листов, двусторонним сканированием и просто прекрасным быстродействием имеет название Canon DR-C 225 II, и после его появления множество проблем таинственным образом исчезает.

Найдены возможные дубликаты

то есть вы живете в каменном веке , и документы сразу в сканах не храните?)

Вот подумываем теперь хранить в электронном виде) Правда в силу специфики (количества накладных) это надо какие-то дикие хранилища информации иметь, там одна PDF-ка весит 50мБ, а их 7000 только за год и только

по одному контрагенту.

не несите чушь, если pdf весит 50мб , это значит что кто-то криворукий сканирует в HD . Нормальный пдф файл пусть даже на 20-30 листов не весит больше 10

Спасибо за своевременный совет! Оставайтесь на линии. Ваше мнение очень важно для нас.

У вас что-то не то с PDF файлами, если одна накладная в этом формате 50 мб занимает.

К тому же, советую посмотреть стоимость жестких дисков. Как вам уже сказали, это 350 гигов за год. Не так и много.
А потом из стоимость хардов вычтите стоимость бумаги, печати и всех остальных манипуляций с ней.

Советую прислушаться к советам и замечаниям тех, кто может быть не очень хорошо разбирается в бухгалтерии, но точно лучше вас разбирается в IT и компьютерной техники.

Обязанность предоставлять документы госорганам имеется, но с какого хрена это должно быть бесплатно? Гос-во берёт пошлины за различные услуги, так что уместно установить пошлины и за обратные запросы из госорганов. Как минимум в рамках произведённых расходов. Вот, банк даже посчитал сколько хотелки налоговой будут стоить.

А есть вариант получить краткое содержание?

Это к ЛЛ. Я так кратко не могу. Смысл такой: налоговая в ходе проверки потребовала от юрлица (банка и его филиалов) в конкретный срок представить копии определенных документов. Банк ответил налоговой: вы чё, бо-бо?! Это
6 260 000 листов бумаги! такое количество копий может быть
изготовлено на 100 печатающих устройствах в течение более двух месяцев; для изготовления такого количества копий потребуются 12520 пачек бумаги общей стоимостью 1 800 000 рублей (из расчета по 145 рублей за пачку), а также 1 400 000 рублей для приобретения расходных материалов (картриджи, ролики, фотобарабаны).
Короче: 30 тонн бумаги на 20 Газелях.

После этого банк дополнил: четырем сотрудникам налоговой потребуется около 90 месяцев (более 7 лет) для изучения истребованного объема документов (при чтении одним сотрудником 100 страниц в час документы могут быть прочитаны в течение 15650 часов (6260000 : 4 : 100), что соответствует более чем 1950 дням (по 8 часов)).

На всё это налоговая сказала: нам пох! Сказали представить, значит везите сюда.
Вот после этого банк и обратился в суд.
Ну а суд подтвердил: да, налоговая ебо-бо и ещё содрал с неё 6 000 руб. пошлины.

Если бы это был не банк, вопрос не обсуждался.

Минфин России пояснил, как правильно сшивать документы для представления в налоговые органы

В своем письме от 29 октября 2015 г. № 03-02-РЗ/62336 Минифин России дал разъяснения в части порядка представления в налоговые органы прошитых документов (их копий) на бумажном носителе.

Напомним, по действующему законодательству представление документов на бумажном носителе, истребуемых налоговыми органами при проведении налоговой проверки, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Минфин России поясняет, что копией документа является его экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной считается копия, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера).

При этом ведомство предлагает ряд рекомендаций по правильному формированию сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе. В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы в сшиве необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

Часть рекомендаций касается бумажной наклейки, размещенной на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления, – ее размеры должны быть примерно 40-60 мм на 40-50 мм, наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, оставляя за пределами не более чем на 2-2,5 см прошивных нитей. При этом на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Такая надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его Ф.И.О., должности, даты подписания. В свою очередь, заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии) таким образом, чтобы печать частично захватывала бумажную наклейку, личную подпись, Ф.И.О. лица, заверившего документы, дату их заверения.

Также ведомство подчеркивает, что при формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (их копий) в сшивах, возможность их свободного чтения и копирования. Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами с указанием основания их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом из них.

Как сшивать бумажные документы для сдачи их в ИФНС

ФНС разместила текст будущего приказа, об утверждении форм документов, используемых для проверок.

Этим же приказом утверждены требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе.

Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома не может превышать 150 листов.

Каждый том прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Требование об ограничении объема одного тома не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом.

Прошивка документов должна производиться таким образом, чтобы:

• обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
• исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

Все листы документов прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой располагается заверительная надпись, содержащая наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, его личную подпись, ФИО, указание на количество листов и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Читать еще:  Как считается площадь жилого дома или квартиры

Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (дата и номер требования), общее количество листов с приложением описи.

По сколько листов сшивать документы для налоговой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «По сколько листов сшивать документы для налоговой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Прошитые копии нужно скрепить так, чтобы подшивка не распадалась при работе с документами, а каждый лист можно было бы достаточно удобно изучать и свободно копировать. Все надписи, отметки, визы, резолюции должны быть хорошо видны.
Иные действия необходимы при заверении копий документов, подтверждающих действия личного характера. Например, при подаче заявления частным лицом на получение полагающегося имущественного или социального налогового вычета.

Можно ли в инспекцию представить скан «первички» вместо бумажного подлинника

Напомним, по действующему законодательству представление документов на бумажном носителе, истребуемых налоговыми органами при проведении налоговой проверки, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Минфин России поясняет, что копией документа является его экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
При этом ведомство предлагает ряд рекомендаций по правильному формированию сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе. В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы.

Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

На опечатывающем листке или бланке (образец приведен на фото), необходимо указать количество листов цифрой и прописью. Указать должность, фамилию и инициалы, кто заверил пачку. Ставить подпись и печать нужно, выходя за пределы опечатывающего бланка.

Скопированные документы (паспорт, различные свидетельства, выписки, платежные поручения и др.) заявителю можно заверить самостоятельно.

Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Министерство финансов России в напомнило налогоплательщикам, что бумажные документы в налоговую необходимо предоставлять исключительно в сшитом виде.

ФНС разработала новый порядок заверения бумажных документов. Проект ведомственного приказа опубликовали на едином портале нормативных правовых актов. Новый порядок от старого отличается требованиями к наклейке и заверительной подписи. По новым правилам копии документов нужно подавать в прошивке не более чем из 150 листов.

Как заверять копии документов для налоговой

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см.

Даже на серьезное нарушение похоже, если в этом смысле. Он раньше прошивал документы, теперь не прошивает. Налоговая не проверяет достоверность оригиналов, доверяя заявителю. Его же выбрали другие учредители на подачу, вот они и несут ответственность за достоверность. По-другому не получится. Форма, разумеется, будет подаваться прошитой. Но не потому что ФНС так хочет, а потому что делает нотариус.
Абзацем вторым пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации установлено, что представление документов в налоговые органы на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Выделены четыре группы заключений, которые может составить аудитор при проверке различных организаций и при положительной или отрицательной их оценке.

Пред тем как приступать к расстановке номеров страниц документа, следует его подобающим образом собрать или сложить. Расстановка цифр на страницах производится с помощью чертежного простого карандаша.

В каждый том определите не более 150 листов. Все листы каждого тома прошейте и пронумеруйте сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Пред тем как приступать к расстановке номеров страниц документа, следует его подобающим образом собрать или сложить. Расстановка цифр на страницах производится с помощью чертежного простого карандаша.

Таким образом, налоговая система – это система сборов налоговых правоотношений и нормативно-правовой базы, на которой они созданы. Фискальный режим помогает формированию финансовых ресурсов государства.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Готовим документы для налоговиков

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).
Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм).

Согласно требованиям представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий, в томах, объем которых не превышает 150 прошитых и пронумерованных листов.

Форма предназначена исключительно для сообщений о некорректной информации на сайте ФНС России и не подразумевает обратной связи. Информация направляется редактору сайта ФНС России для сведения.
Особые требования предъявляются к расположению подписи на наклейке – она должна не полностью располагаться на ней, а выходить за ее пределы. Скреплять документ печатью не требуется, поскольку многие предприятия сегодня обходятся без нее.

Не нужно тратить время и расходные материалы. Стало все намного проще и легче. Уже не волнуешься, а попала ли наклейка на узел, или нет. Меня однажды в й на заре регерской карьеры инспектор отругал, что я ниточкам кончики не подровняла И смех и грех! А шила я на тот момент профессионально — 10 лет карьеры главбуха за плечами было, мы кассу ежемесячно шили в двух экземплярах. Протоколы всегда.

Читать еще:  Какое имущество облагается земельным налогом

Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: «Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство» от профессионалов для занятых людей. Здесь все полностью и досконально расписано. Если вы не нашли ответа на ваш вопрос, то вы всегда можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Взявшись за прошивку необходимо первым делом подобрать для документации соответствующую обложку, которая обычно делается из плотного картона. На первый взгляд документы, одетые в обложку, кажутся совершенно одинаковыми, но на самом деле существует три различных вида обложек:

1. Стандартная. Наиболее популярный и часто встречаемый тип обложек. Размер ее составляет 22,9 на 3,24 сантиметра. Такого типа обложки используются в тех случаях, если листы документа обладают стандартным размером;
2. Нестандартная. Такого рода обложка обладает нетипичными размерами и необходима в тех случаях, когда и документ размешен на листах нетипового размера;
3. Для долгого хранения. Такого типа обложки необходимы для оформления документации, которая согласно нормам законодательства должна храниться в архиве 25 и более лет. Такое долгосрочное хранение требует создавать обложку из картона большей плотности. Именно такой материал позволит хранить документ долгое время в надлежащем виде, для того чтобы весть этот период документ был пригодном для чтения и рассмотрения. Та документация, которая должна храниться в государственном архиве укрывается картоном бескислотного типа.

Требование по камеральной проверке инспектор вправе направить только в течение трех месяцев со дня, когда вы представили декларацию. Если требование отправили позже, на него можно не отвечать. Из этого правила есть исключение: требование в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля инспектор может направить и за пределами трехмесячного срока.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов.

Такого рода опись делают с обратной стороны листа или на участке свободном от иных записей. А в тексте общей описи сшиваемой документации или в заверительном листе указывают, что на одном из документов (с указанием порядкового номера документа и полного наименования) прикреплен дополнительный лист (указывая и его наименование) с указанием того, что есть опись на соответствующей странице.

На требования или уведомления из налоговой инспекции нужно среагировать вовремя. Иначе инспекторы заблокируют расчетный счет организации.

В каждый том определите не более 150 листов. Все листы каждого тома прошейте и пронумеруйте сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Многостраничные документы объемом свыше 150 листов разделять не надо, один такой документ — один том.
Нужна также опись представленных документов. Ее можно включить прямо в сопроводительное письмо или оформить отдельным документом.

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции.
Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе. Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г.

На первый взгляд, подшить документы для налоговой может показаться задачей не из легких. Это далеко не так, открытие правил и нюансов поможет осуществить прошивку самостоятельно.

Существует несколько установленных способов предоставления отчетной документации в налоговую инспекцию:

• Из рук в руки или путем передачи через представителя по доверенности.
• Отправление через почтовое отделение заказным письмом.
• В электронном виде, через «Личный кабинет».

Как сшить документы для налоговой

Если документов много, разделите их на тома. В каждый том определите не более 150 листов. Все листы каждого тома прошейте и пронумеруйте сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Так, к примеру, если была пропущена 21 страница, то ее можно пронумеровать как 20а, и тогда нет необходимости менять номера на остальных страницах. Устранение ошибки таким образом обязательно должно быть согласовано с сотрудником, работающим в архиве.

Как заверять копии документов для налоговой

С 04.01.2019 действуют новые требования к документам, представляемым в налоговую на бумаге. Они прописаны в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Смотрите, как нужно формировать пакет для ИФНС.

Толщина тома

Если документов много, разделите их на тома. В каждый том определите не более 150 листов. Все листы каждого тома прошейте и пронумеруйте сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Многостраничные документы объемом свыше 150 листов разделять не надо, один такой документ — один том.

Требования к прошивке

Прошивайте бумаги так, чтобы:

• документы можно было свободно читать: был виден текст документов, все реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и отметки;
• каждый лист подшивки можно было легко скопировать;
• при чтении и копировании подшивка не разрушалась.

Прошейте документы толстой нитью, выведите ее концы на оборотную сторону последнего листа и свяжите.

Заверительная надпись

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклейте бумажную наклейку с заверительной надписью.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Требования заверять каждый лист подшивки в новых правилах нет. Заверяйте подшивку целиком. Нет в них и ограничений по размеру наклейки и нитей (раньше Минфин просил, чтобы наклейка была размером 40–60 мм на 40–50 мм, а концы нити не выходили за наклейку более чем на 2–2,5 см).

Эта надпись должна содержать:

• наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, либо указание на то, что она сделана индивидуальным предпринимателем или другим частнопрактикующим лицом (адвокатом, нотариусом, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным);
• личную подпись, фамилию, инициалы этого лица;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

• количество листов (арабскими цифрами и прописью);
• дату.

Ставить на наклейке слово «Верно», как того требует ГОСТ Р 7.0.97-2016, не нужно.

Сопроводительное письмо

К подшивке обязательно оформите сопроводительное письмо. В нем укажите:

• основание представления документов, то есть дату и номер требования;
• общее количество листов.

Нужна также опись представленных документов. Ее можно включить прямо в сопроводительное письмо или оформить отдельным документом.

Образец описи для налоговой можно увидеть здесь.